La numérisation et la mondialisation ont servi les gens de l’industrie des ventes et du marketing avec une myriade d’opportunités à travers le monde.
Surtout en B2B, de plus en plus de prospects vivant dans des fuseaux horaires différents sont exposés à des milliers d’organisations et recherchent « le bon » pour conclure une transaction le plus rapidement possible.
Votre équipe de vente doit être disponible pour saisir cette opportunité et la transformer en vente au bon endroit, au bon moment.
C’est pourquoi, aujourd’hui, j’ouvrirai une discussion sur l’horaire.
Pendant longtemps, les équipes de vente ont organisé des réunions avec les clients manuellement par téléphone ou par courriel, leur demandant de trouver un moment mutuellement approprié.
Comme cela faisait partie du processus d’engagement des prospects, l’automatisation de la planification a été largement négligée.
Étant donné que la plupart des équipes de vente dépendent encore fortement des flux de travail manuels, il est prouvé que la mise en place d’une seule réunion prend 4 heures supplémentaires (voire plus), ce qui prolonge encore plus le cycle de vente.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, en tant que directeur des ventes, vous souhaitez adopter un système qui non seulement raccourcira ce long processus de vente , mais aura également un impact positif sur l’efficacité globale de votre équipe.
Avant d’entrer dans les détails de l’automatisation de votre planification, j’aimerais souligner l’importance d’une affectation intelligente des prospects.
Laissez-moi vous peindre un tableau.
Vos meilleurs vendeurs vont assister à une conférence de réseautage cette semaine pour parler à des clients potentiels et générer plus de prospects, et vous avez quelques nouvelles recrues qui sont prometteuses, mais vous n’avez pas nécessairement d’antécédents antérieurs.
Compte tenu du temps et de l’argent dépensés pour le transport, l’hébergement, le salaire et la nourriture, combien de transactions au total ces vendeurs de la conférence de réseautage peuvent-ils conclure après tout?
Ou les nouvelles recrues seront-elles aussi efficaces pour transformer les prospects en clients payants en l’absence de l’équipe de vente expérimentée?
Ce ne sont là que deux situations qui ont le potentiel d’être rentables, mais en réalité, vous devez garder à l’esprit que les inefficacités dans votre quotidien peuvent non seulement vous coûter des milliers de dollars (sinon plus), mais aussi tuer vos transactions.
Ne tombez pas dans l’erreur de faire des exceptions à plusieurs reprises pour garder les choses équitables.
Adoptez plutôt un processus qui attribuera les tâches de génération de prospects de manière intelligente et équitable.
Une croissance rapide nécessite la mise en place de processus de vente efficaces.
J’ai récemment écrit un article sur Speed to Lead, où nous avons discuté de l’importance du temps de réponse des prospects lorsque les entreprises veulent laisser l’impression la plus favorable à vos prospects.
Cela signifie que plus tôt un représentant commercial approche vos prospects, la probabilité de conversion est beaucoup plus élevée.
Même une différence de 20 minutes a un impact significatif sur la qualification d’un prospect.
Si vous visez plus de revenus et stimulez l’intérêt pour votre produit ou service, l’étape la plus simple que vous puissiez prendre est de prioriser le temps de réponse.
L’attribution intelligente des tâches et le temps de réponse rapide nous amènent à notre objectif principal : la planification du tournoi à la ronde.
Très bien, ralentissons un peu et expliquons ce que signifie le tournoi à la ronde.
Le terme remonte au 16e siècle pour signer un document important de manière circulaire afin d’éviter l’identification des signataires.
Aujourd’hui, Round-robin est un algorithme en technologie et utilisé principalement pour planifier des réunions de manière circulaire, chaque participant ayant une chance égale de recevoir l’invitation.
En termes simples, le tournoi à la ronde automatisé :
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou son stade de croissance, si vous opérez en B2B, vous devez donner la priorité à l’efficacité de votre entonnoir de CTA.
De cette façon, vous avez le contrôle total de la transformation des visiteurs de votre site Web en prospects qualifiés, de la planification des démonstrations et de la conclusion d’affaires.
Un système de planification correctement automatisé facilitera une meilleure gestion du temps pour votre équipe de vente en trouvant le bon équilibre entre la connexion avec les prospects et la gestion d’autres tâches.
Un autre avantage est que vous pouvez intégrer le lien de planification au bouton CTA de votre site Web pour pouvoir également convertir le trafic entrant!
Vos prospects entrants seront redirigés vers le calendrier de votre équipe de vente en fonction de la disponibilité, des heures de travail et de la charge de travail.
N’est-ce pas génial? Maintenant, entrons dans le vif du sujet.
Avant de déployer la technologie Round-robin à votre équipe de vente et de marketing, il y a quelques choses à cocher!
Assurez-vous que tous vos commerciaux sont bien équipés pour répondre aux prospects entrants et à leurs demandes.
Déployez des solutions de vente et de marketing intelligentes et automatisez votre pipeline de vente.
Utilisez un logiciel d’engagement des prospects. Cela vous permettra de contacter de nouveaux prospects et d’enrichir énormément vos efforts de marketing sortant.
Selon votre volume de ventes entrantes, il est recommandé de diviser votre équipe de vente en bassins de tournois à la ronde. C’est-à-dire avoir une équipe dédiée aux prospects entrants uniquement et une autre pour les événements en direct ou les ventes sortantes.
Selon votre automatisation de la planification, vous pouvez ajouter des variations à votre invitation et la rendre plus personnalisée et attrayante pour vos invités.
Un bon exemple serait de personnaliser les informations dont vous avez besoin de vos prospects. Chez Ubico, nous utilisons le processus suivant pour comprendre à quel point nos prospects entrants sont qualifiés lorsqu’ils entrent dans notre pipeline.
Une fois que vous avez également indiqué les heures de travail de chaque représentant commercial, les vacances, les jours fériés, etc., votre automatisation de la planification comprendra la structure générale de vos flux de travail et fonctionnera aussi équitablement que possible.
En mettant en œuvre un logiciel de planification intelligente, vous ouvrez non seulement la voie à une augmentation des taux de conversion, mais vous offrez également à vos employés une tranquillité d’esprit et évitez la surcharge.
C’est ce que nous appelons la disponibilité combinée. Il permet une répartition équitable des prospects dans l’ensemble de l’équipe.
Chez Ubico, nous avons intégré Scheduler en tant que module complémentaire gratuit à notre plateforme d’engagement et de prospection de prospects afin d’offrir une plus grande flexibilité avec la planification individuelle et d’équipe.
Voici quelques articles de soutien que nous avons rédigés sur les détails techniques de l’Ubico Scheduler.
L’algorithme de planification du tournoi à la ronde optimise la distribution entre un bassin de membres de l’équipe en fonction de la disponibilité, de la priorité ou de la répartition égale.
Avec l’intégration CRM, cet algorithme facilite la catégorisation équilibrée des appels, des courriels et des prospects Web parmi les membres de votre équipe de vente.
Le tournoi à la ronde sera le plus performant en termes de temps de réponse des prospects, de sorte que vos prospects seront jumelés instantanément à un représentant commercial. De cette façon, vos prospects se sentiront pris en charge et bien accommodés.
Que vous collaboriez à un projet, que vous ayez des entrevues en boucle ou que vous planifiiez des appels de démonstration et des visites de produits avec vos prospects, la planification collective vous permettra d’accueillir toutes ces tâches simultanément en tenant compte de la taille de votre équipe.
Après tout, tout comme l’automatisation de votre pipeline de vente, la création de flux de travail plus intelligents pour la planification offrira à vos clients potentiels plus de flexibilité et créera une visibilité sur l’ensemble de l’équipe.
Maintenant, vous pouvez imaginer un monde où vous faites beaucoup moins de prospection, d’engagement et de rencontre avec vos prospects.
En plus de cela, vous obtenez une vitesse et une efficacité maximales.
C’est un objectif atteignable et nous pouvons absolument transformer votre façon de travailler avec Ubico.
Nous activons les équipes grâce à l’automatisation des ventes et du marketing grâce à un générateur de flux de travail intuitif et réactif et à l’automatisation de la planification.
Chez Ubico, nous sommes des experts dans ce domaine et nous aimerions partager cette expertise avec vous. N’hésitez pas à nous contacter et à poser toutes vos questions!
