La numérisation et la mondialisation ont offert aux acteurs du secteur des ventes et du marketing une myriade de possibilités à travers le monde.
Surtout en B2B, de plus en plus de prospects vivant dans différents fuseaux horaires sont exposés à des milliers d’organisations et recherchent « celle » qui conclura une affaire le plus rapidement possible.
Votre équipe de vente doit être disponible pour saisir cette opportunité et la transformer en une vente au bon endroit, au bon moment.
C’est pourquoi, aujourd’hui, je vais ouvrir une discussion autour de la planification.
Pendant longtemps, les équipes de vente ont organisé manuellement les réunions avec les clients par téléphone ou par courriel, en leur demandant sans cesse de trouver un moment qui convienne aux deux parties.
Comme cela fait partie du processus d’engagement des prospects, l’automatisation de la planification a été largement négligée.
Étant donné que la plupart des équipes de vente dépendent encore fortement des flux de travail manuels, il est prouvé que la mise en place d’une seule réunion prend 4 heures supplémentaires (voire plus), ce qui prolonge encore le cycle de vente.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, en tant que directeur des ventes, vous souhaitez adopter un système qui non seulement raccourcira ce long processus de vente, mais qui aura également un impact positif sur l’efficacité globale de votre équipe.
Avant d’entrer dans les détails de l’automatisation de votre planification, j’aimerais souligner l’importance de l’attribution intelligente des prospects.
Permettez-moi de vous brosser un tableau.
Vos meilleurs vendeurs vont assister à une conférence de réseautage cette semaine pour parler à des clients potentiels et générer plus de prospects, et vous avez quelques nouvelles recrues qui sont prometteuses, mais vous n’avez pas nécessairement de références antérieures à leur sujet.
Compte tenu du temps et de l’argent dépensés pour le transport, l’hébergement, le salaire et la nourriture, combien de transactions au total ces vendeurs participant à la conférence de réseautage peuvent-ils conclure au final?
Ou les nouvelles recrues seront-elles aussi efficaces pour transformer les prospects prometteurs en clients payants en l’absence de l’équipe de vente expérimentée?
Ce ne sont là que deux situations potentiellement rentables, mais en réalité, vous devez garder à l’esprit que les inefficacités dans votre quotidien peuvent non seulement vous coûter des milliers de dollars (voire plus), mais aussi tuer vos transactions.
Ne tombez pas dans l’erreur de faire sans cesse des exceptions pour que les choses restent équitables.
Adoptez plutôt un processus qui attribuera les tâches de génération de prospects de manière intelligente et équitable.
Une croissance rapide nécessite des processus de vente efficaces.
J'ai récemment écrit un article sur la rapidité de la prise de contact, où nous avons discuté de l'importance du délai de réponse aux prospects lorsque les entreprises veulent laisser l'impression la plus favorable possible.
Cela signifie que plus un représentant commercial approche rapidement vos prospects, plus la probabilité de conversion est élevée.
Même une différence de 20 minutes a un impact significatif sur la qualification d'un prospect.
Si vous visez à augmenter vos revenus et à stimuler l'intérêt pour votre produit ou service, l'étape la plus simple que vous puissiez prendre est de prioriser le temps de réponse.
L'attribution intelligente des tâches et le délai de réponse rapide aux prospects nous amènent à notre objectif principal : la planification Round-Robin.
D'accord, ralentissons un peu et expliquons ce que signifie Round-Robin.
Le terme remonte au XVIe siècle et désignait une façon de signer un document important de manière circulaire afin d'éviter l'identification des signataires.
Aujourd'hui, Round-Robin est un algorithme utilisé en technologie, principalement pour la planification de réunions de manière circulaire, chaque participant ayant une chance égale de recevoir l'invitation.
En termes simples, le Round-Robin automatisé :
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou son stade de croissance, si vous opérez en B2B, vous devez absolument rendre votre entonnoir d'appel à l'action plus efficace.
De cette façon, vous contrôlez totalement la transformation des visiteurs de votre site Web en prospects qualifiés, la planification de démonstrations et la conclusion d'affaires.
Un système de planification correctement automatisé facilitera une meilleure gestion du temps pour votre équipe de vente en trouvant le juste équilibre entre la connexion avec les prospects et la gestion d'autres tâches.
Un autre avantage est que vous pouvez intégrer le lien de planification au bouton CTA de votre site Web afin de pouvoir convertir également le trafic entrant!
Vos prospects entrants seront redirigés vers le calendrier de votre équipe de vente en fonction de la disponibilité, des heures de travail et de la charge de travail.
N'est-ce pas formidable? Passons maintenant directement au vif du sujet.
Avant de déployer la technologie Round-Robin auprès de votre équipe de vente et de marketing, voici quelques points à vérifier!
Assurez-vous que tous vos représentants commerciaux sont bien équipés pour répondre aux prospects entrants les plus intéressants et à leurs demandes.
Déployez des solutions de vente et de marketing intelligentes et automatisez votre pipeline de vente.
Utilisez un logiciel d'engagement des prospects. Cela vous permettra de contacter de nouveaux prospects et d'enrichir considérablement vos efforts de marketing sortant.
Selon votre volume de ventes entrantes, il est de bonne pratique de diviser votre équipe de vente en groupes round-robin. C'est-à-dire, avoir une équipe dédiée uniquement aux prospects entrants et une autre pour les événements en direct ou les ventes sortantes.
Selon l’automatisation de votre planification, vous pouvez ajouter des variations à votre invitation et la rendre plus personnalisée, attrayante pour vos invités.
Un bon exemple serait de personnaliser les informations que vous demandez à vos prospects. Chez Ubico, nous utilisons le processus suivant pour comprendre à quel point nos prospects entrants sont qualifiés lorsqu’ils arrivent dans notre pipeline.
Une fois que vous avez également entré les heures de travail de chaque représentant commercial, les vacances, les jours fériés, etc., votre automatisation de la planification comprendra la structure générale de vos flux de travail et fonctionnera aussi équitablement que possible.
En mettant en œuvre un logiciel de planification intelligent, vous ne faites pas qu’ouvrir la voie à l’augmentation des taux de conversion, mais vous offrez également à vos employés une tranquillité d’esprit et vous évitez la surcharge.
Nous appelons cela la disponibilité combinée. Elle permet une répartition équitable des prospects dans toute l’équipe.
Chez Ubico, nous avons intégré Scheduler en tant que module complémentaire gratuit à notre plateforme de prospection et d’engagement des prospects afin d’offrir une plus grande flexibilité dans la planification individuelle et d’équipe.
Voici quelques articles de soutien que nous avons écrits sur les aspects techniques de Ubico Scheduler.
L’algorithme de planification Round-Robin optimise la répartition entre un groupe de membres de l’équipe en fonction de la disponibilité, de la priorité ou de la répartition égale.
Parallèlement à l’intégration du CRM, cet algorithme facilite la catégorisation équilibrée des appels, des courriels et des prospects Web parmi les membres de votre équipe de vente.
Le système Round-Robin sera le plus performant en termes de temps de réponse aux prospects, de sorte que vos prospects seront mis en relation avec un représentant commercial instantanément. De cette façon, vos prospects se sentiront pris en charge et bien accueillis.
Que vous collaboriez sur un projet, que vous ayez des entrevues en boucle ou que vous planifiiez des appels de démonstration et des présentations de produits avec vos prospects, la planification collective vous permettra de réaliser toutes ces tâches simultanément en tenant compte de la taille de votre équipe.
Après tout, tout comme l’automatisation de votre pipeline de vente, la création de flux de travail plus intelligents pour la planification offrira à vos clients potentiels plus de flexibilité et créera une visibilité dans toute l’équipe.
Maintenant, vous pouvez imaginer un monde où vous faites beaucoup moins pour prospecter, engager et rencontrer vos prospects.
En plus de cela, vous obtenez une vitesse et une efficacité maximales.
C’est un objectif atteignable et nous pouvons absolument transformer votre façon de travailler grâce à Ubico.
Nous dynamisons les équipes grâce à l’automatisation des ventes et du marketing grâce à un générateur de flux de travail intuitif et réactif et à l’automatisation de la planification.
Chez Ubico, nous sommes experts dans ce domaine et nous serions ravis de partager cette expertise avec vous. N’hésitez jamais à nous contacter et à poser toutes vos questions!
